Là một kế toán, hóa đơn rất quan trọng. Hóa đơn là chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh trong kinh doanh. Và trong qua trình làm việc, thì mình nhận thấy vấn đề các khách hàng viết sai hóa đơn là việc khá phổ biến. Bởi vậy hôm nay, mình viết về đề tài cách xử lý khi ghi sai hóa đơn thuế giá trị gia tăng, để từ đó tránh được những mức phạt, rủi ro không đáng có gây thiệt hại cho công ty và chủ doanh nghiệp.

Trong tình huống viết sai các chỉ tiêu trên hóa đơn thì mình xin được chia làm 2 tình huống, đó là: Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuốn và hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuốn. Các lỗi sai như sai mã số thuế, tên công ty,số tiền,… đều xử lý như vậy.

hoa-don-sai-hinh-2

Ở tình huống thứ nhất

“Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuốn” thì theo em không phức tạp, chúng ta chỉ cần gạch chéo hóa đơn, giữ nguyên 3 liên ở cuốn, và lập một hóa đơn mới là xong (nếu kỹ hơn thì chúng ta có thể gấp đôi làm dấu để phân biệt giữa các hóa đơn viết sai).

Còn ở tình huống thứ hai

“Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuốn”, thì có thể chia tiếp làm 3 cấp độ để có thể xử lý triệt để nhất. Và cấp độ em đưa ra ở đây là: chưa giao cho khách hàng, đã giao khách hàng nhưng chưa kê khai và đã giao khách hàng, đã kê khai. Cấp độ ở đây em chia ra dựa trên từng mức độ khó khăn nha.

a. Trường hợp chưa giao cho khách hàng

Cấp độ này dễ nhất và cách xử lý gần giống ở tình huống 1. Nên cách xử lý cũng gần như vậy, lúc này chúng ta gạch chéo 3 liên viết sai, kẹp lại ở cuốn hóa đơn ( cần phải lưu giữ để sau này giải trình) và lập lại tờ hóa đơn mới.

b. Trường hợp đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai

Ở cấp độ này thì cần sự hợp tác của 2 bên mua hàng và bán hàng. Cách xử lý ở trường hợp này đó là 2 bên lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn viết sai.

hoa-don-sai-hinh-1

Mẫu biên bản hóa đơn có thể tham khảo ở đây:

hoa-don-sai-hinh-3

c. Trường hợp đã giao cho khách hàng và đã kê khai

Ở trường hợp này xử lý bằng 2 bước:

Nếu lỗi sai ở mã số thuế, tên công ty,.. nhưng không ảnh hương đến số tiền phát sinh thìngười bán chỉ cần lập hóađơn điều chỉnh là xong. Ở kê khai thuế thì kê khai hóa đơn ở kỳ hiện tại:bên bán kê khai hóađơn điều chỉnhở bảng kê bán và và bên mua kê khai hóađơn điều chỉnh ở bảng kê mua vào (chỉ tiêu doanh tu và số thuế ghi nhận bằng 0).

Nhưng nếu lỗi ở số tiền chưa thế và thuế, thuế suất,… gây ảnh hưởng đến nghiệp vụ phát sinh thì người bán cần ghi rõ tăng giảm số lương, số tiền,…, các chỉ tiêu ảnh hưởng được ghi đúng lại và phải ghi nhớ hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm. Và khi kê khai ở hiện tại thì người bán,người mua điều chỉnh lại theo hóa đơn điều chỉnh.

Đó là tất cả các trường hợp xử lý khi viết sai hóa đơn, nhưng chúng ta vẫn nên chú ý cẩn thận để tránh mắc phải việc sai sót trong quá trình viết hóa đơn và cần liên tục nhắc nhở khách hàng (các chủ doanh nghiệp) cần chú ý vài nguyên tắc khi ghi hóa đơn nhé!