Quyết toán thuế được coi là công việc không thể tránh khỏi tại doanh nghiệp và đôi khi kế toán nếu không chuẩn bị tốt có thể sẽ không bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp được.
Công Ty TNHH HMP ở Xã Hóa An, Biên Hòa, Đồng Nai chuyên sản xuất bàn ghế, đồ gỗ xuất khẩu vừa qua đợt quyết toán thuế tại trụ sở doanh nghiệp. Sau khi làm việc với cán bộ thuế mình rút ra được một số kinh nghiệm chia sẻ với mọi người:
- Chỉ kê khai khi có hóa đơn bản chính. Nếu chưa nhận được bản gốc mà chỉ có bản photo hay scan thì phải ghi chú lại, để nhớ, không thì công việc bề bộn vài ngày sau sẽ quên, tránh tình trạng thất lạc hóa đơn bản chính.
- Chỉ được kê khai khi có giấy nộp thuế (đối với hàng nhập khẩu).
- Khi kê khai xong thì tốt nhất là kết xuất tờ khai bao gồm cả bảng kê đầu ra, đầu vào ra file Ecxel lưu lại vào folder, vì sau này khi quyết toán sẽ dùng đến, khi làm việc tại trụ sở doanh nghiệp cán bộ thuế có thể yêu cầu gửi tờ khai hàng tháng, hàng quý file Ecxel. Nếu không lưu file ecxel thì nhập lại mất thời gian không đáng.
Chia sẻ kinh nghiệm quyết toán thuế với cơ quan thuế
- Khi công ty có đi vay vôn ngân hàng, tuyệt đối không để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Vì nếu tại các thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì số chi phí lãi vay này không được tính vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra nhé.
- Quỹ tiền mặt cũng không được để âm, nếu có thiếu tiền thì làm hợp đồng vay của cá nhân hoặc của cổ đông, lãi suất 0%, sau đó khi nào tiền mặt cao lên, thì lại làm thanh lý hợp đồng vay này, trả lại cho họ.
- Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Có sao kê cả năm thì càng tốt.
- Hóa đơn đầu ra, đầu vào có thể đục lỗ, đóng bìa thành cuốn hoặc lưu file nhựa cứng theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT để thuế dễ dàng kiểm tra chứng từ có đầy đủ và khai chính xác không .
- Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, và có ủy nhiệm chi (UNC) đi kèm. Mình chỉ nói thêm là “UNC chuyển tiền từ tài khoản cty mua sang tài khoản cty bán” nhé. Chứ còn Giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán là ko được.
- Hóa đơn trên 20 triệu, nhưng bạn không thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.
- Chi phí tiền lương các bạn nên lưu ý hợp đồng lao động phải đúng và đầy đủ, bảng thanh toán tiền lương bằng tiền mặt phải có chữ ký nhận và chữ ký phải phù hợp với hợp đồng lao động.
- Bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ phải có rõ ràng.
- Cung cấp bảng xuất nhập tồn chi tiết và xây dựng định mức sản xuất tính giá thành.
…
Tùy quy mô công ty, cán bộ thuế đề nghị cung cấp file mềm để về cơ quan đối chiếu kiểm tra trước khi đưa ra kết quả thanh tra cuối cùng, vì vậy các bạn phải chuẩn bị nếu làm bằng phần mềm thì phải quan tâm đến việc kết xuất dữ liệu, chủ yếu các tài khoản loại 06 mà thôi.
Một số kinh nghiệm như vậy, chúc các bạn đang chuẩn bị quyết toán có những buổi làm việc thuận lợi, thành công và tự tìm cho mình kinh nghiệm quý báu khác và giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vế thuế.
