Những thủ tục cần làm khi đặt in hóa đơn

Ngày 20/07/2017 vừa qua, Công ty TNHH Mỹ An Phú sau 1 năm dùng hóa đơn mua ở chi cục thuế Thành phố Biên Hòa thì có nguyện vọng được đặt in hóa đơn để sử dụng. Và họ đến với Công ty Cổ phần Thuế Kế Toán Luật Việt Á nhờ được tư vấn về các thủ tục, điều kiện cần có để được đặt in hóa đơn thuế giá trị gia tăng. Sau khi tiếp nhận thông tin về thắc mắc của doanh nghiệp, nhân viên đã hướng dẫn cho doanh nghiệp các điều kiện và các bước cần thực hiện đặt in hóa đơn như sau:

Những thủ tục cần làm khi đặt in hóa đơn

Những thủ tục cần làm khi đặt in hóa đơn

1. Điều kiện để được sử dụng hóa đơn đặt in thuế GTGT

Là doanh nghiệp phải được kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với những doanh nghiệp mới thành lập, thì cần phải nộp mẫu 06/GTGT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xin được sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sau khi nhận được kết quả chấp thuận của cơ quan Thuế thì đi đến các bươc trong việc tiến hành hồ sơ xin đặt in hóa đơn

2. Các bước tiến hành thủ tục đặt in hóa đơn

Bước 1: Làm đơn đề nghị

Trước khi tiến hành đặt in hóa đơn, doanh nghiệp phải gửi đơn đề nghị xin sử dụng hóa đơn đặt in lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Và theo thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 12/06/2017 quy định:

“Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.”

Bước 2: Đón tiếp cán bộ thuế trực thuộc kiểm tra xác thực địa điểm kinh doanh

Sau khi nhận được đơn đề nghị đặt in của doanh nghiệp gửi lên cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ cử cán bộ thuế xuống doanh nghiệp kiểm tra, lúc đó doanh nghiệp cần phải nhiệt tình hợp tác và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

  • Trụ sở chính đã treo bảng hiệu tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp.
  • Có các giấy xác minh về địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp là hợp pháp ( Hợp đồng thuê nhà, Quyền sử dụng đất mang tên chủ doanh nghiệp,…)
  • Giấy phép kinh doanh, đăng ký mẫu dấu, mộc tròn của doanh nghiệp
  • Có đầy đủ bàn ghế, công cụ dụng cụ và vật dụng khác chứng minh doanh nghiệp có hoạt động.
  • Có hợp đồng mua bán, hóa đơn,.. chứng thực về việc hoạt động doanh nghiệp là có thực.

Bước 3: Liên hệ với nhà in để làm hợp đồng và tiến hành đặt in hóa đơn

Sau khi Cơ quan thuế có quyết định cho phép doanh nghiệp đặt in thì doanh nghiệp tiến hành tìm nhà in để đặt in hóa đơn.

Lưu ý: Đơn vị đặt in phải là doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh còn hiệu lực và có đăng ký ngành nghề đặt in hóa đơn.

Khi đã lựa chọn được đơn vị đặt in cần phải:

  • Chọn mẫu, thống nhất về giá hóa đơn
  • Thông nhất hình thức, nội dung hóa đơn
  • Cung cấp đầy đủ hồ sơ đặt in hóa đơn và làm hợp đồng đặt in hóa đơn

Hợp đồng đặt in hóa đơn gồm có:

  • Bản sao Đăng ký kinh doanh công ty (công chứng)
  • Bản sao Chứng minh thư nhân dân của Giám đốc
  • Giấy giới thiệu (Nếu giám đốc trực tiếp đi làm thì không cần giấy giới thiệu)
  • Bản sao chứng minh thư người được giới thiệu
  • Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận của Chi cục thuế cho phép đặt in hoá đơn.

Khi nhận được hóa đơn đầy đủ, làm hợp đồng thanh lý hóa đơn và yêu cầu đơn vị đặt in xuất hóa đơn thuế GTGT.

Bước 4: Làm thông báo phát hành hóa đơn

Theo khoản 3, điều 1, thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

  • Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
  • Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

Thông báo phát hành hóa đơn được làm trên phần mềm HTKK, kết xuất ra file XML, nộp qua mạng trên trang nộp thuế kèm file hóa đơn mẫu bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Trên đây là tất cả những điều kiện và thủ tục hoàn chỉnh về việc đặt in hóa đơn giải đáp những thắc mắc của công ty Mỹ An Phú, đồng thời giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần có trong quá trình thực hiện và tránh được những rủi ro không đáng có trong vấn đề thông báo phát hành hóa đơn đặt in.